掌握Excel快捷鍵：用F4重複動作與執行絕對參照功能
今天，我們要分享 Excel 中非常方便且實用的快捷鍵 F4。這個快捷鍵具備兩大功能：“重複之前動作” 和 “切換公式中的相對參照與絕對參照”。這兩個功能不僅簡單易用，而且能極大地提升你的工作效率，讓你在處理 Excel 任務時事半功倍。
為什麼F4快捷鍵如此重要？
在日常的 Excel 操作中，無論是進行數據輸入、格式設置，還是編輯公式，我們經常需要重複某些特定的動作。手動重複這些操作不僅耗時，而且容易出錯。此時，F4快捷鍵 的“重複之前動作”功能就能派上用場。只需按一下 F4 鍵，Excel 便會自動重複你上一次的操作，無需再次手動執行，節省了大量時間和精力。
此外，F4 另一個實用的功能是 “切換相對參照與絕對參照”，在編寫 Excel 公式時，我們經常需要使用相對參照（如 A1）和絕對參照（如 $A$1）。手動切換參照格式可行，但快捷鍵 F4 能讓這一過程變得更加高效。
功能一：重複之前的動作
具體步驟
F4 鍵 的第一個功能是 “重複之前的動作”。假設您需要在表格中插入多行，通常會右鍵點選插入功能。如果您已經插入了一行，接著還需要插入更多行，只需按下 F4 鍵，即可重複插入動作，而不必重新右鍵選擇插入。
- 右鍵點選需要插入的位置，選擇 “插入”。
- 完成插入動作後，按下 F4 鍵，即可自動重複插入動作。
功能二：切換相對參照與絕對參照
F4 鍵 的第二個功能是 “切換公式中的相對參照與絕對參照”。這在公式運算中非常有用，特別是當您需要快速切換引用方式時。當我們在公式中按下 F4，可以看到公式中的單元格引用會自動切換。
使用 F4 切換參照方式
按下 F4 鍵時，會在以下四種模式中循環：
- A$1：鎖定行。
- $A1：鎖定列。
- A1：行列都不鎖定。
- $A$1：行列都鎖定。
具體案例：計算產品不良率
我們將通過一個範例來介紹如何使用 F4 鎖定參照。假設您正在計算產品不良率，不良率的公式是 “異常品數量/總投入數量”，其中總投入數量需要鎖定不變。
- 在 C3 儲存格中輸入公式
=B3/B2。 - 使用下拉填充功能，將公式填充到 C4、C5 等儲存格。此時，您會發現公式的結果不正確，因為分母隨著公式位置變動。
為解決這個問題，我們可以使用 F4 鎖定分母。
- 鎖定分母步驟：
- 點選公式中的 B2，按下 F4 鍵，將其變為 $B$2，鎖定該單元格。
- 再次使用自動填充，您會發現公式已正確應用，分母固定不變。
範例公式如下：
=B3/$B$2
=B4/$B$2
=B5/$B$2
小結
透過 F4 快捷鍵，您可以快速重複動作並輕鬆切換參照類型，這將極大地提升您的工作效率。無論是在數據輸入、格式設置還是公式編寫中，F4 都是一個不可或缺的工具。希望這篇文章能幫助您掌握這一實用技巧，讓 Excel 的操作變得更加輕鬆。
為什麼需要學習 Excel？AI 工具無法完全取代 Excel 的理由
學習 Excel 是每位現代職場人士必備的技能之一。Excel 不僅可以提升數據處理、分析能力，還能讓我們在工作中大幅提高效率。透過掌握 Excel 公式、圖表、VBA 巨集等技巧，許多重複性工作都可以被自動化處理，這能大大減少人為錯誤，並加快工作進度。
Excel 尤其在以下領域中發揮著關鍵作用：
- 財務與會計：Excel 的數據處理功能讓它成為財務人員的得力助手，無論是生成財務報表、進行預算編制，還是管理應收應付款。
- 數據分析與商業決策：Excel 可用來進行高效的數據分析，通過樞紐分析和圖表快速提取數據背後的洞見，幫助管理層作出明智的商業決策。
- 專案管理與行政工作：Excel 的自訂格式和範本功能可以用來管理專案進度，進行工作安排，讓行政工作者更輕鬆地跟進日常任務。
AI 工具的崛起與局限性
隨著 AI 工具（如 ChatGPT）的崛起，您可能會想：還需要學習 Excel 嗎？事實上，AI 工具確實能夠幫助生成並解釋 Excel 中的公式，這對解決一些簡單的數據處理問題非常有幫助。例如：
- 免費版的 ChatGPT 3.5 可以生成基本公式，如
SUM、VLOOKUP、IF，並解釋它們的用途。 - 付費版的 ChatGPT 4.0 能進一步協助處理更複雜的數據分析任務，如多步驟公式、數據模型和自動化流程。
然而，對於不熟悉 Excel 的人來說，單靠 AI 工具往往很難有效驗證結果，也難以靈活應對各種數據處理場景。因此，學習 Excel 的基礎知識仍然是必要的，這能幫助您更好地理解 AI 工具的輸出，並高效地與 AI 協同工作。
書本自學：從入門到進階的學習資源
如果你偏愛通過閱讀學習，以下這幾本書都是提升工作效率的好選擇，適合從入門到進階的 Excel 使用者。
1. 《Excel 自學聖經 (第二版)》
這本書被廣泛推薦為入門級的 Excel 學習資源，涵蓋從基本操作到高階應用。書中配有大量範例與圖表，能幫助讀者更好地掌握 Excel 中的公式、函數、資料整理等技巧。特別適合想要全面掌握 Excel 基礎的讀者。
2. 《Excel 最強商業實戰書：濃縮於一冊！》
點我前往金石堂 《Excel 最強商業實戰書：濃縮於一冊！》
這本書專注於商業應用場景，適合希望將 Excel 應用於財務、商業決策、數據分析等領域的使用者。書中的實例非常接地氣，能幫助您快速應用到實際工作中，是提升職場競爭力的利器。
線上課程：彈性學習，提升效率
線上課程提供了靈活的學習方式，不僅可以讓您在任何時間、任何地點進行學習，還能隨時更新學習內容，確保您掌握的技能與最新趨勢接軌。這對於工作繁忙的專業人士來說尤為方便，此外線上課程的價格通常比實體課程更具競爭力。
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- Udemy 線上課程－Excel：這門課程從基礎開始，一直到進階的樞紐分析和數據可視化，適合希望快速提升 Excel 技能的人士。
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