Excel教學：快速批量建立員工資料夾，一分鐘內完成的方法！
在工作中，我們經常會遇到需要為每位員工建立獨立資料夾的情況，這些資料夾用來存放員工的個人檔案、績效報告或培訓記錄。如果員工人數不多，手動逐一建立資料夾是可行的，但面對數十或數百名員工時，這樣的操作方式顯得效率低下且容易出錯。
今天，我們要介紹一個簡單快速的方法，只需使用 Excel 和 批處理文件（BAT檔案），便能在一分鐘內批量建立大量資料夾。這樣可以有效節省時間，並確保每個資料夾命名一致，避免手動操作的錯誤。快來學習如何操作吧！
為什麼選擇批量建立資料夾？
當處理大量員工資料時，手動建立資料夾耗時且容易出錯。通過將員工姓名輸入到 Excel 中，並生成 BAT 批處理文件，可以自動化這個過程。這不僅大大提升效率，還能確保資料夾的準確性與一致性，適合任何數量的資料夾創建需求。
使用Excel和BAT檔案批量建立資料夾的步驟
1. 在 Excel 中輸入員工姓名
首先，在 Excel 中將所有要建立資料夾的員工姓名依橫列輸入。
2. 複製資料並編寫批處理命令
將員工姓名複製到 記事本 中，並在每個姓名前加上 md 命令，這表示創建資料夾。注意在 md 後面必須有一個空格。以下是範例：
3. 保存為BAT檔案
將這個記事本文件保存為 BAT 批處理文件。步驟如下：
- 選擇「另存新檔」。
- 文件名稱後綴改為 .bat，並將編碼選為 ANSI。
這樣的設置允許我們通過雙擊執行此文件來批量創建資料夾。
4. 執行BAT文件建立資料夾
找到剛剛保存的 .bat 文件，並雙擊執行。系統將自動為每位員工創建對應的資料夾，所有資料夾會立即生成。
5. 顯示副檔名
如果你無法看到文件的副檔名，請打開 Windows 資料夾選項中的「檢視」標籤，然後勾選「副檔名」。這樣你就能看到並修改 .bat 檔案。
小結
使用 Excel 和 批處理文件（BAT） 來批量建立資料夾，不僅能節省大量時間，還能確保資料夾的命名準確無誤。這個方法簡單高效，適用於處理大量員工資料的場景。無論是需要建立 10 個還是 100 個資料夾，只需幾分鐘便能輕鬆完成。
為什麼需要學習 Excel？AI 工具無法完全取代 Excel 的理由
學習 Excel 是每位現代職場人士必備的技能之一。Excel 不僅可以提升數據處理、分析能力，還能讓我們在工作中大幅提高效率。透過掌握 Excel 公式、圖表、VBA 巨集等技巧，許多重複性工作都可以被自動化處理，這能大大減少人為錯誤，並加快工作進度。
Excel 尤其在以下領域中發揮著關鍵作用：
- 財務與會計：Excel 的數據處理功能讓它成為財務人員的得力助手，無論是生成財務報表、進行預算編制，還是管理應收應付款。
- 數據分析與商業決策：Excel 可用來進行高效的數據分析，通過樞紐分析和圖表快速提取數據背後的洞見，幫助管理層作出明智的商業決策。
- 專案管理與行政工作：Excel 的自訂格式和範本功能可以用來管理專案進度，進行工作安排，讓行政工作者更輕鬆地跟進日常任務。
AI 工具的崛起與局限性
隨著 AI 工具（如 ChatGPT）的崛起，您可能會想：還需要學習 Excel 嗎？事實上，AI 工具確實能夠幫助生成並解釋 Excel 中的公式，這對解決一些簡單的數據處理問題非常有幫助。例如：
- 免費版的 ChatGPT 3.5 可以生成基本公式，如
SUM、VLOOKUP、IF，並解釋它們的用途。 - 付費版的 ChatGPT 4.0 能進一步協助處理更複雜的數據分析任務，如多步驟公式、數據模型和自動化流程。
然而，對於不熟悉 Excel 的人來說，單靠 AI 工具往往很難有效驗證結果，也難以靈活應對各種數據處理場景。因此，學習 Excel 的基礎知識仍然是必要的，這能幫助您更好地理解 AI 工具的輸出，並高效地與 AI 協同工作。
書本自學：從入門到進階的學習資源
如果你偏愛通過閱讀學習，以下這幾本書都是提升工作效率的好選擇，適合從入門到進階的 Excel 使用者。
1. 《Excel 自學聖經 (第二版)》
這本書被廣泛推薦為入門級的 Excel 學習資源，涵蓋從基本操作到高階應用。書中配有大量範例與圖表，能幫助讀者更好地掌握 Excel 中的公式、函數、資料整理等技巧。特別適合想要全面掌握 Excel 基礎的讀者。
2. 《Excel 最強商業實戰書：濃縮於一冊！》
點我前往金石堂 《Excel 最強商業實戰書：濃縮於一冊！》
這本書專注於商業應用場景，適合希望將 Excel 應用於財務、商業決策、數據分析等領域的使用者。書中的實例非常接地氣，能幫助您快速應用到實際工作中，是提升職場競爭力的利器。
線上課程：彈性學習，提升效率
線上課程提供了靈活的學習方式，不僅可以讓您在任何時間、任何地點進行學習，還能隨時更新學習內容，確保您掌握的技能與最新趨勢接軌。這對於工作繁忙的專業人士來說尤為方便，此外線上課程的價格通常比實體課程更具競爭力。
Hahow 線上課程平台
Hahow 是一個受歡迎的學習平台，涵蓋多種專業課程，適合不同層級的學習者。平台上的課程內容實用，並且由專業講師授課，讓學員可以在短時間內掌握實用技能。
- Excel 新手入門必修課：這門課程專為初學者設計，能幫助您快速上手 Excel 的基本操作與數據處理。
- 職場必備的 Excel 進階技法：針對有一定基礎的使用者，進一步學習進階函數、樞紐分析、圖表設計等技法。
Udemy 線上課程平台
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- Udemy 線上課程－Excel：這門課程從基礎開始，一直到進階的樞紐分析和數據可視化，適合希望快速提升 Excel 技能的人士。
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